Penjelasan dan Contoh Notulen Rapat Terlengkap

Penjelasan dan Contoh Notulen Rapat - Notulen rapat sangatlah penting kaitannya dengan keberlangsungan rapat itu sendiri. Tanpa notulen maka keberlangsungan rapat akan terganggu karena fungsi dari notulen yang sangat vital bagi berlangsungnya rapat. Pada pertemuan kali ini admin akan memberikan penjelasan secara gamblang tentang notulen.

Pengertian Notulen

Notulen adalah aktifitas mencatat tentang perjalanan suatu kegiatan seperti rapat, diskusi, ataupun sidang yang dimulai dari awal acara hingga akhir acara. Penulis notulen disebut dengan notulis yang bertugas untuk mencatat dan melaporkan notulen pada Ketua diskusi, ketua rapat dan sebagainya, dan hasilnya akan dipertanggung jawabkan bersama oleh seluruh anggota diskusi atau rapat tersebut. Notulen merupakan naskah dinas yang berisi catatan berjalannya acara (kegiatan) mulai dari awal pembukaan, pembahasan masalah/topik, sampai dengan pengambilan keputusan dan penyimpulan, serta penutupan.

Beberapa isi yang harus terdapat di dalam notulen antara lain:

1. Tujuan rapat atau acara
2. Permasalahan yang akan dibahas 
3. Saran dan keputusan yang diambil bersama
4. Waktu pelaksanaan
5. Nama pihak yang menghadiri kegiatan tersebut.

Susunan Notulen

Susunan kepala notulen harus dibuat secara sistematis agar notulis mudah untuk membuat dan mengisinya serta dapat dijadikan referensi bagi pengambilan keputusan berikutnya. Adapun susunan notulen adalah sebagai berikut.

1.   Kepala Notulen

Kepala notulen adalah bagian pertama dari sebuah notulen yang berisi tentang beberapa hal antara lain:

1. Nama acara/rapat dan sebagainya
2. Hari / tanggal dilaksanakannya acara
3. Waktu pelaksanaan acara/rapat
4. Tempat pelaksanaan acara/rapat
5. Acara saat berlangsung
6. Unsur-unsur yang terdapat dalam rapat, antara lain :

           -Ketua dan Wakil Ketua

           -Sekretaris

           -Notulis

           -Peserta

2.   Isi Notulen

Isi notulen adalah pokok dari sebuah keberlangsungan rapat karena di dalam isi notulen terdapat semua kejadian yang berlangsung dalam rapat yang berupa catatan pada lembar notulen. Isi notulen harus dibuat secara  sistematis agar ketika dibaca hasilnya tidak rancu dan mudah untuk dimengerti serta mudah untuk dilaporkan. Susunan isi notulen rapat dapat dilihat sebagai berikut:

1. Pembukaan
2. Pembahasan
3. Pembacaan hasil dan keputusan rapat
4. Waktu penutupan rapat

3.   Bagian Akhir Notulen

Bagian akhir notulen adalah bagian yang tidak kalah pentingnya dengan dua bagian yang awal. Bagian akhir ini berisi tentang pihak-pihak  yang turut andil dan menghadiri rapat tersebut dan dituliskan secara lengkap dari nama, jabatan hingga tanda tangan untuk menunjukan kehadiran pihak tersebut. Susunan bagian akhir juga harus disusun secara sistematis agar hasilnya mudah dipahami. 

Adapun susunan bagian akhir notulen adalah sebagai berikut:

1. Nama Jabatan
2. Tanda tangan
3. Nama pejabat, pangkat, dan NIP

4.   Penandatanganan

Penandatanganan adalah kumpulan tanda tangan pihak-pihak yang dianggap penting dan berkontribusi serta mampu untuk mempertanggung jawabkan hasil rapat yang dilaksanakan. Adapun orang-orang yang menandatangani antara lain:

1. Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran  folio dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat.
2. Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan.
3. Notulen ditanda tangani oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, dan Notula.

Contoh Notulen

Itulah sobat penjelasan dan contoh notulen rapat yang mungkin dapat membantu sobat yang sedang kesulitan dalam membuat notulen. Semoga bermanfaat dan Sampai jumpa.

Related Posts:

Tweet