Aturan Cara Membuat Nomor Surat dan Teknik Penulisannya

Cara Membuat Nomor Surat dan Teknik Penulisannya - Nomor surat merupakan bagian yang penting dari sebuah surat terutama surat dinas atau surat resmi. Nomor surat berfungsi sebagai identitas dari surat itu sendiri agar surat tersebut jelas identitasnya untuk kepentingan kearsipan. Namun sangat disayangkan sampai saat ini masih sering ditemukan penulisan nomor surat yang tidak tepat di lingkungan dinas pemerintahan. Oleh karenanya mari kita pelajari tentang nomor surat agar tidak keliru nantinya.

Nomor surat merupakan kode dari beberapa bagian nomor surat tersebut. Adapun bagian dari nomor surat tersebut antara lain:

1. Nomor urut surat
2. Kode unit / pihak pengeluaran surat
3. Kode pusat perbukuan
4. Kode perihal surat
5. Bulan/tahun pembuatan

Bagian-bagian tersebut memiliki fungsi sendiri-sendiri yang fungsi utamanya sebagai identitas untuk kepentingan kearsipan surat itu sendiri. Setiap insitusi atau lembaga berhak membuat sistem penomoran suratnya sendiri namun tetap melihat pengaturan nomor surat yang telah ditetapkan oleh peraturan Mendagri Republik Indonesia No.78 Thn.2012  tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kemendagri dan Pemda. Untuk itu mari kita lihat contoh nomor surat di bawah ini!

A.001/PH/PELANTIKAN BEM/BEM-UI/IV/2015

Pada contoh nomor surat diatas dapat kita lihat bahwa ada beberapa bagian dari kode surat itu sendiri. Maka dari itu mari kita bahas satu persatu dibawah ini.

1. A = Kode surat internal, berarti untuk surat dengan kode B dapat dikatakan sebagai surat eksternal. Semuanya tergantung dari pihak pengeluaran surat membuat kode-kode tersebut.
2. 001 = nomor 001 yang tertera pada awal nomor surat diatas merupakan kode nomor urut keluaran surat dari suatu instansi maupun organisasi. Dengan kata lain berarti nomor 001 tersebut menandakan bahwa surat tersebut baru pertama kali dikeluarkan oleh instansi tersebut.
3. PH = Kode dari jenis surat tersebut. PH (Permohonan) yang menandakan bahwa surat tersebut adalah surat  permohonan.
4. PELANTIKAN BEM = Perihal acara pada surat tersebut.
5. BEM-UI = Pihak yanng mengeluarkan surat. (Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia).
6. IV = Kode bulan pengeluaran surat dalam angka romawi atau dapat diartikan bulan April.
7. 2015 = Tahun pengeluaran surat

Mungkin contoh diatas dapat membantu anda yang sedang kesulitan dan semoga tak membuat kesalahan dalam menulis surat kedepannya. Adapun fungsi nomor surat untuk sebuah surat antara lain:

Fungsi Nomor Surat

1. Fungsi Kearsipan, yaitu mempermudah penyimpanan surat tersebut dan pendataan surat yang keluar dan masuk.
2. Fungsi pencarian, yaitu fungsi untuk mempermudah  pencarian surat apabila suatu saat diperlukan.
3. Fungsi Pencatatan, yaitu memudahkan pencatatan serta pendataan baik surat yang keluar maupun surat yang masuk.

Semoga artikel tentang Aturan cara membuat nomor surat dan teknik penulisannya dapat membantu anda. Semoga bermanfaat dan sampai jumpa pada pertemuan selanjutnya.

Related Posts:

Tweet